遠距辦公並沒有想像的好 頻率過高的視訊會議造成工作效率低下

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這次新冠病毒疫情改變了日本工薪族過去習以為常的工作習慣,根據日本生產性本部今年 5 月上旬針對 1,100 名 20 歲以上的工薪族所做的調查,新型冠狀病毒趨緩之後,有 24.3% 的企業依舊會持續進行遠距辦公。這當中有六成的人認為遠距辦公有助於改善工作效率,但是也有四成的工薪族認為,遠距辦公不但沒有辦法改善工作效率,反而出現許多問題。這四成認為沒有辦法改善工作效率的理由當中,有超過一半的人表示,因為網路安全的考量,公司內部有很多文件以及資料,無法透過外部連結使用,還是必須要進到辦公室才能處理。另外也有部分的人表示,家裡的數位環境,例如網路頻寬以及公司內部的公文流程幾十年沒有改變,都是造成遠距在家辦公的障礙。

主管不放心部屬們是否專心上班 部屬們不滿 24 小時待機工作

對於遠距辦公不安,不只是工薪族而已,對於企業主或是高層管理者來說,也有不少難以突破的障礙,最常見到的就是有些管理者會擔心無法確切地掌握員工是否有偷懶怠惰的現象。部分企業主管為了要解決這樣的問題,只好把管理的要求數據化,例如增加每週的工作目標,透過目標達成率來檢核員工的績效。甚至由於員工們透過通訊軟體進行遠端辦公,有些主管們反而會不分晝夜的下達工作指令,或是透過通訊軟體進行與工作相關的詢問,這也讓工薪族們意外的被「軟性加班」成了 24 小時待機模式,卻沒辦法領到加班費。

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視訊會議因為方便而濫用 會議通知不間斷

除了這些壓力之外,遠距辦公經常使用的視訊會議,也成了日本工薪族們討論的話題。視訊會議的好處是不論在任何地點,只要是網路訊號頻寬夠的地方,隨時隨地都可以展開討論。但是問題在於也因為太過方便,反而造成了工薪族們「會議」次數比疫情發生之前還來得多。過去想要找一群人在一個時間討論,因為場地時間的限制,一些非必要的討論可能會透過電子郵件或是訊息傳遞就能解決,但是有不少主管把視訊會議當成訊息傳遞的另一種形式,使得員工們雖然遠程在家辦公反而要花更多時間在公司的會議議程上。除此之外,視訊會議的效果如何?最近也被質疑。

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多人視訊會議造成用腦疲勞 無法掌握語言之外的表情

日本「腦的學校」代表加藤俊德醫師表示:「三個人以上的視訊會議,由於對話的內容比較難以在腦中被分析理解,平均會增加 2~3 成的用腦量,這也是為什麼有人開完多人數的視訊會議之後,很容易產生疲勞倦怠的原因。」加藤醫師說,視訊會議容易造成用腦疲勞的理由,主要是因為人們在同一個空間開會的時候,除了用耳朵聽每個人說話的語氣、語速之外,還可以透過眼睛觀察與會所有人的表情、動作以及身體反應,從這些微表情中判斷每個人對於討論議題的內心想法。但是在視訊會議室中,雖然可以在畫面上看到每個人,卻未必能夠明確獲取每個人的微反應,加上電腦螢幕的大小有限,越多人參與視訊會議,每個人的表情就越不容易被看清楚,人腦裡想要正確判斷訊息所需要花費的工夫也就越大。

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家中的網路設備不完備 造成家庭紛爭的主要原因

除了視訊會議造成無效會議越來越多之外,遠距在家辦公另外一個問題,就是加速了家庭內部的不和諧。根據日本總務省的調查,日本家庭內部 Wi-Fi 的普及率大約只有七成左右,過去家庭安裝 Wi-Fi 的目的只是為了讓孩子回家寫作業的時候使用,但是隨著智慧型手機的普及,造成 Wi-Fi 似乎變得不是那麼必須。但是當爸媽被要求待在家裡遠距辦公,孩子又得透過網路遠距上課,家裡 Wi-Fi 頻寬不夠就很容易造成親子之間的爭端。許多工薪族發現,在家上班之後,反而壓力變得更大而且沒有可以逃跑躲避的地方。

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數位田園都市理想遠大 基礎改革路途很長

為了防疫,未来的工作模式勢必會出現變化,安倍內閣最新的一份經濟白皮書已經把「數位田園都市」列為重點施政項目,強化遠距辦公除了防疫之外,或許也能夠改善過去一直困擾地方的人口外流問題。但是,擺在眼前關於遠距辦公必須要解決的問題似乎也不少,如果基礎的問題沒有解決,日本想要透過遠距辦公重新打造日本經濟起飛的夢想,路途可能還很遙遠。

Written by

福澤 喬_東亜人間社会観察,喜歡讀書與你分享。每天兩分鐘帶你窺探東亞的社會文化動態與經濟趨勢

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