亞洲企業的印鑑文化 成了推動遠端辦公的高牆
隨著新型冠狀病毒蔓延擴散，日本許多企業不得不啟動「在宅勤務」，這當中對於過去日本人習慣的工作模式造成了不少的影響，尤其是日本、台灣、韓國亞洲企業中的「印鑑文化」讓不少企業傷透腦筋。即便公司內部簽核都數位電子化了，但是契約用印、股東常會報告書等等文件還是得用到印鑑，而這些印章幾乎都被要求放在公司內不得攜帶回家。如果要用印，非得進到公司不可。再加上日本政府對於電子化契約的法律規範也都還不明確，使得這樣的「印鑑文化」在這波疫情中，又被重新拿出來檢視。
用機器人蓋章？ 平衡數位與傳統的方案？
去年年底在國際機器人展覽會上，由日立等三家公司聯合開發的「印章機器人」吸引了不少人的眼光。這款造價大約 200 萬日圓的印章機器人，可以透過人工智能判讀合約書內容，確定無誤之後機器手臂會在合約書的用印處蓋章。當然這項商品一發表就在網路上引起了不少熱議，許多人對於印章機器人的思維都覺得不可思議「與其開發印章機器人為什麼不乾脆就朝向合約數位電子化的方向推進就好了？」理論上的確成立，但是在現實情況下卻有很多高牆必須一一推倒。
新創公司礙於法規 依舊研習上個世紀的遊戲規則
今年二月 Line 法務室經理良知誠也發了一封郵件給公司內的各個部門：「請各單位盡全力協助，及早實現契約電子化。」即便像 Line 這種應該是非常數位化的企業，所有的合約基本上還是跟日本傳統企業一樣，脫離不了紙本以及印章。法務室的山本雅道室長就說：「一個月蓋章的合約書超過一千份以上！在疫情蔓延的現在，要求在家勤務的人員為了蓋章必須到公司一趟，實在說不過去。」為了改變這樣的情況， Line 的法務室努力的催促企業內部進行數位改革，但是在五月黃金週之前，大概也只有 30 多種的契約文書可以從紙本轉換數位化。
辦公室簽核流程數位化 進度緩慢
根據日本情報經濟社會推進協會三月公布的調查數據，日本全國的企業中，只有四成左右將合約順利的從紙本轉到數位電子版，更不用說已經有完整的遠端辦公系統以及相關規定的企業，更少於三成。一家大型的農業機械製造公司的法務人員就說：「合約書用印之後，還要貼上印花，然後郵寄給對方用印，這一來一回的時間至少要花上一個星期以上。有時候還得要星期天到公司加班才能完成。如果可以盡快導入電子合約，就省事多了。」過去這樣的聲音，總會被總總理由擋著。現在因為新型冠狀病毒的疫情，使得在家勤務、遠端辦公成了企業不得不做的選擇，意外加快了公文書電子化的推進速度。專門提供電子合約服務的「雲端簽核」公司表示，從今年二月開始，利用雲端簽核服務的企業成長了三～四成以上。
日本推動電子印章 以時間軸留下數位足跡
推動將紙本合約數位化遇到最大的問題是「這些數位內容的法律效用到底能不能獲得保障？」的疑慮，一般人的印象中，數位電子化的文件似乎很容易遭到竄改或是偽造，如果雙方出現了任何爭議，這份電子合約的真偽該如何認證？也是個令人頭痛的問題，為了解決這件事，現在有一種電子文書專用的「 Time Stamp 」數位印章。日本政府從 2020 年開始針對提供數位印章服務的企業進行資格認證，計畫在 2021 年完成認證之後， 2022 年就能夠正式啟動數位印章制度。或許未來拿著印章在一張張文件上蓋章的畫面，會因此成為絕響。
福澤喬 每天兩分鐘 帶你從縱深潛入 認識日本這個鄰居當了十幾年的記者，希望做的事情就是用文字、影像去傳達心中的一些想法。如果喜歡這篇文章也請讓我知道更歡迎Follow
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